Что такое авансовый отчёт и зачем он нужен
Авансовый отчёт — специальная форма для бухгалтерского учёта, в которой описывают, на что были потрачены деньги во время командировки. Сотрудник записывает все расходы и прикладывает к отчёту чеки и билеты, чтобы подтвердить, куда потратил деньги.
По статье 168 Трудового кодекса, работодатель должен возместить расходы на проживание, питание и транспорт, например, перелёты или аренду автомобиля. Ещё сотруднику выдают суточные — они покрывают мелкие расходы, и за них не нужно отчитываться чеками.
Авансовый отчёт по командировке нужен, чтобы работодатель убедился в правильном использовании средств и отразил их в бухгалтерском учёте. Если сотрудник потратил свои деньги на рабочие задачи, то он может вернуть их. Такие расходы нужно указать в отчёте и оформить заявление на оплату.
Форма авансового отчёта по командировке
Когда бухгалтер просит заполнить отчёт, чаще всего он имеет в виду унифицированную форму. Но некоторые компании могут разработать собственную форму, в которой должны быть похожие пункты. Часть отчёта заполняет бухгалтер, а остальное — сотрудник компании.
В отчёте работник подробно указывает все расходы и прикрепляет подтверждающие документы. Ещё важно соблюдать хронологию: начать с первого дня командировки и закончить последним.
Какие документы прикладываются к авансовому отчёту
Все расходы подтверждаются следующими документами:
- Билеты. Например, при перелёте прикладывают к отчёту авиабилет и посадочный талон. В случае поездки на поезде — железнодорожный билет.
- Чеки. Тут могут быть покупки, которые связаны с командировкой. Например, сотрудник три раза сходил в кафе, дважды воспользовался такси и купил зарядное устройство для ноутбука, который он привёз для выступления — на такие траты нужно предоставить чеки.
- Договор на аренду жилья или машины. Если в командировке сотрудник снял квартиру или арендовал транспорт, ему следует приложить договор аренды, где указана дата, срок и сумма оплаты. Ещё потребуется чек или расписка от собственника, в которой он подтверждает, что получил деньги.
Если отчёт сдаётся в электронном виде, нужно сделать сканы всех документов для учёта расходов — билетов и чеков. А если в бумажном виде, придётся всё распечатать.
Срок сдачи авансового отчёта и что будет, если его не сдать
Обычно в течение трёх рабочих дней после возвращения сотрудник должен подготовить авансовый отчёт. Перед поездкой о правилах и сроках рассказывает бухгалтер, но в некоторых компаниях есть регламенты, в которых прописаны даты, размер суточных и другое.
Если тянуть с отчётом или вообще его не сдать, бухгалтерия может удержать из зарплаты ту сумму, за которую сотрудник не отчитался. В таком случае работодатель вправе считать, что аванс не был использован по назначению, это прописано в статье 137 Трудового кодекса РФ.
Что в итоге:
- Авансовый отчёт по командировке — документ для учёта расходов сотрудника. В нём фиксируются все траты, которые связаны с рабочей поездкой.
- В течение трёх рабочих дней после командировки нужно сдать отчёт и отчитаться за аванс, который выдали на траты в поездке.
- Расходы, которые возмещает работодатель: проживание, питание, транспорт, суточные на личные траты.
- Когда сотрудник отправляется в командировку, он обязан собирать все документы — от билетов и чеков до договоров на аренду жилья и машины. Всё это потребуется для отчёта.
